MAKALAH
BAHASA INDONESIA
SURAT-MENYURAT
Nama : Muhammad Faisal Latif
Kelas :
3EB23
NPM : 24212929
UNIVERSITAS GUNADARMA
Kata Pengantar
Assalamualaykum warrahmatullahi wabarakatuh
Puji syukur
penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat,hidayah dan
rizki-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Makalah Bahasa Indonesia ini
yang membahas tentang Surat Menyurat.
Pembuatan Makalah ini merupakan tugas dari mata kuliah Softskill.
Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan
keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan,
pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
Semoga makalah
ini bermanfaat bagi yang membacanya, dan tentunya makalah inipun jauh dari
sempurna, karena sempurna hanya milik Allah SWT semata.
Wabillahi taufiq walhidayah, wassalamualaykum
warrahmatullahi wabarakatuh
Bekasi, April 2014
Penulis,
Daftar Isi
Kata Pengantar………………………………………………………...1
Daftar Isi………………………………………………………………..2
Pendahuluan……………………………………………………………3
A. Pengertian
Surat……………………………………………………4
B. Fungsi Surat………………………………………………………....4
C.Syarat
Penulisan Surat Yang Baik…………………………………5
D. Mengenal Bahasa Surat…………………………………………….6
Penutup…………………………………………………………………7
Kesimpulan…………...………………………………………………...7
Daftar Pustaka……..…………………………………………………..7
Pendahuluan
1. Latar Belakang
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk
membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa
surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila
terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka
kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
2. Rumusan Masalah
·
Apakah
pengertian surat-menyurat itu?
·
Apa sajakah
fungsi surat?
·
Apa sajakah
bagian-bagian surat itu?
3. Tujuan
·
Mengetahui
bagian-bagian surat
·
Mengetahui
fungsi, arti dari surat
·
Mengetahui surat
sebagai alat informasi
A. Pengertian
Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain
yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat
membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan
tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah
jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya,
menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda
halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percapakan
tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari
lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari
fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut
dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan
keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan,
pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
B. Fungsi
Surat
Surat merupakan salah
satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa
digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu
sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai
alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan
informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai
wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga
penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima
surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis
cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai
alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga
dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip
lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna
mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang
lampau.
4. Sebagai
pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau
pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini,
misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai
alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan
sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat.
Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan
sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah
atau pekerjaan
6. Sebagai
alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu
urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan
bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual
beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai
alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak
terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan
pemborosan energi dan waktu.
C.
Syarat Penulisan Surat Yang Baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila
memenuhi kriteria berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai
dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan
eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan
cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat
sesuai yang dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau
baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata,
ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah
efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam
pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan
simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah
ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk
menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang
ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan
dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu
persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan
yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan
singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk
sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk
surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan
tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang
Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Syarat
lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah
a.
memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
b.
memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu;
c.
mengetahui posisi dan bidang tugasnya;
d. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.
D. Mengenal Bahasa
Surat
Pada
hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk
tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin
disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka
suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun
komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan
penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif
yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian
baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif
adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan
alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.
E. Bagian-
bagian Surat
Bagian-
bagian surat meliputi hal- hal berikut.
a. Kepala Surat
Kepala
surat berfungsi sebagai identitas diri bagi suatu instansi, yang meliputi
1)
nama instansi,
2)
lambang atau logo instansi,
3)
alamat,
4)
kode pos,
5)
nomor telepon,
6)
nomor faksimile atau e-mail.
b. Tempat dan
tanggal Surat
Tempat
dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu
ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat sudah sinyatakan dalam kepala
surat, maka tempat surat tidak perlu disebutkan lagi.
Contoh:
Medan,
1 Maret 2007
Denpasar,
21 April 2007
24
Oktober 2008
c. Nomor Surat
Nomor
surat biasanya meliputi
1)
nomor urut penulisan surat,
2)
kode surat,
3)
angka tahun.
Nomor
surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan ketentuan yang berlaku di dalam
instansi yang bersangkutan.
Contoh:
Nomor
: 111/OSIS.KS/III/2007
Nomor
: 001/Pramk/XI/2007
d. Lampiran
Lampiran
merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
Contoh:
Lampiran
: satu berkas
Lampiran
: tiga lembar
e. Hal
Hal
surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat.
Contoh:
Hal
: Undangan Rapat Karang Taruna
Hal
: Permohonan Kegiatan Bulan Ramadan
f. Alamat Surat
Ada
dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam.
1)
Alamat Luar
Alamat
luar adalah alamat yang berada pada sampul surat. Alamat luar harus lengkap dan
jelas.
Contoh:
Kepada
Yth.
Kepala Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan
Dr. Setiabudhi 229 Ciamis
Contoh:
Kepada
Yth.
Ibu Dina Aliamansyah
d.a.
SMA Persaudaraan Kebangsaan
Jalan
Ir. H. Juanda 21A Bandung
2)
Alamat Dalam
Alamat
dalam ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi
penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu. Penulisan
alamat dalam surat tidak perlu didahului kata kepada.
Contoh:
Yth.
Kepada Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis
Jalan
Dr. Setiabudhi 229 Ciamis
Contoh:
Yth.
Ibu Dina Aliamansyah
d.a.
SMA Persaudaraan Kebangsaan
Jalan
Ir. H. Juanda 21A Bandung
g. Salam Pembuka
Salam
pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka dimulai
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh:
Dengan
hormat,
Salam
Pramuka,
Assalamualaikum
warahmatullahi wabarakatuh,
h. Isi Surat
Isi
surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena
bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan
penulisnya.
Isi
surat dinas terbagi atas tiga bagian.
1)
Alinea Pembuka
Alinea
pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang
hendak disampaikan.
Contoh:
a)
Dengan ini kami beritahukan bahwa . . . .
b)
Dengan ini kami menyatakan bahwa . . . .
2)
Alinea Isi
Alinea
isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat. Bagian
isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya menyatakan satu maksud
atau pesan- pesan pokok.
3)
Alinea Penutup
Alinea
penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.
Contoh:
a)
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b)
Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.
i. Salam
Penutup
Salam
penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau
wasalam
j. Nama Jelas
Pengirim dan Tanda Tangan
Pengirim
surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.
Contoh:
Ketua
OSIS,
Ttd.
Dina
Apriliani
Contoh:
Kepala
sekolah,
Ttd.
Dra.
Fitriani Alamsyah, M.Pd.
NIP
1511288001
k. Tembusan
Penulisan
bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang
mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1.
Kepala SMAN 3 Ciamis
2.
Pembina OSIS SMAN 3 Ciamis
PENUTUP
Kesimpulan
Surat
digunakan sebagai alat komunikasi. Surat dapat digunakan dalam urusan pribadi
atau kedinasan. Penulisan surat memerlukan syarat-syarat penulisan yang baik,
serta mengetahui fungsi,bahasa dan bagian dari surat itu sendiri.
Daftar Pustaka
http://khairul-anas.blogspot.com/2012/02/surat-bahasa-indonesia.html#ixzz3NCZV7z3i
http://khairul-anas.blogspot.com/2012/02/surat-bahasa-indonesia.html#ixzz3NCZV7z3i
http://inggitsoekarno.blogspot.com/2013/06/pengertian-bahasa-jenis-surat-dan_1300.html
http://arsipsuratku.blogspot.com/2013/10/syarat-penulisan-surat-yang-baik.html
http://arifiens.blogspot.com/2010/11/pengertian-dan-fungsi-surat.html
http://id.wikibooks.org/wiki/Bahasa_Indonesia/Surat-menyurat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar